Uitnodiging ALV 25 Juni 2020

05 juni 2020


Beste leden,

Het bestuur van L.T.V. Berlicum heeft het genoegen je uit te nodigen voor de algemene ledenvergadering (ALV) op donderdag 25 juni 2020 om 20.00 uur. Vanwege de Corona-crisis zal de vergadering digitaal plaatsvinden volgens de Noodwet COVID-19, die per 24 april 2020 in werking is getreden.
Dat betekent dat de vergadering alleen is bij te wonen via een digitale live-verbinding met het bestuur. Je kan de vergadering dus niet lijfelijk bijwonen. Omdat deze manier van vergaderen ook voor het bestuur nieuw is, gelden enkele aanvullende regels die voldoen aan bovengenoemde Noodwet. Hieronder worden die uitgelegd.

Tijdens de algemene ledenvergadering zijn zowel de binnen- als de buitenbanen vanaf 20.00 uur tot einde vergadering voor recreatief tennis gesloten, uitgezonderd de trainingen en structureel verhuur.

Aanmelding verplicht

Om de vergadering in goede banen te leiden, moet je je tenminste 3 dagen vóór de ALV aangemeld hebben. Ieder lid moet dat persoonlijk doen, dus uiterlijk 22 juni, via een bericht aan [email protected] . Een computer en internet-verbinding zijn noodzakelijk voor het bijwonen van de ALV. Verdere instructies volgen na aanmelding. Zonder tijdige aanmelding kun je niet deelnemen aan de vergadering!

Vragen vooraf stellen

Als je vragen hebt over de agenda(punten), kunnen die tot uiterlijk 3 dagen vóór de ALV ingediend worden op emailadres [email protected] . Deze vragen worden op de website van LTV Berlicum gepubliceerd en zullen aan de orde komen tijdens de ALV.

Vragen stellen tijdens de vergadering

Tijdens de vergadering kunnen ook vragen worden gesteld middels een chat-functie. Nadere informatie volgt hierover na aanmelding voor de ALV. Zonder aanmelding kun je geen vragen stellen tijdens de vergadering!

Stemmen tijdens de vergadering

Als er gestemd moet worden (over zaken of personen), zal dat geschieden via een functionaliteit in het programma, waarmee de leden thuis de vergadering kunnen volgen. Verdere instructies volgen na aanmelding en tijdens de vergadering. Let op: alleen stemgerechtigde leden die zich persoonlijk tijdig hebben aangemeld voor de vergadering hebben stemrecht.

page1image33240768 page1image33241728

Agenda ALV 25 juni 2020

1. Opening door de voorzitter.

2. Ingekomen stukken, mededelingen en presentielijst door de secretaris.

3. Notulen van de ALV van 4 december 2019 door de voorzitter.
Klik hier voor de notulen.

4. Jaarverslag 2019 door de voorzitter.
Klik hier voor het jaarverslag.

5. Verslag Kascommissie.
De kascommissie bestaat uit Bart Spierings en Geert Arts. Zij doen verslag van hun bevindingen.

Bart Spierings is aftredend. Zijn plaats wordt ingenomen door Roy van den Hoef. Het bestuur zal op de algemene ledenvergadering van december 2020 een nieuw reservelid voor de kascommissie voorstellen. Kandidaten kunnen zich melden bij het bestuur.

6. Financieel jaarverslag 2019. Toelichting door de penningmeester.
Klik hier voor het financieel jaarverslag 2019.
Het bestuur vraagt de ALV decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.

7. Bestuursverkiezing.
Aftredend volgens rooster: Henri Smulders.
Tussentijds aftredend: Claartje van Roosmalen
Openstaande vacatures: voorzitter en twee algemene bestuursleden

Het bestuur heeft een kandidaat voorzitter gevonden in de persoon van Jan van Schijndel. Tegenkandidaten voor het voorzitterschap kunnen zich tot uiterlijk 18 juni 2020 melden bij het secretariaat [email protected] met een CC aan [email protected] conform het Huishoudelijk Reglement Artikel 10:

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door (.......) vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de voorgestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

De vacatures van de twee algemene bestuursleden zijn nog niet ingevuld. Het Bestuur verwacht in de vergadering van december 2020 met namen te komen voor invulling daarvan.

Rooster van aftreden:

Voorzitter: 2023 Secretaris: 2021

page2image33103360 page2image33103168

Penningmeester: 2022 Algemeen bestuurslid 1: 2023 Algemeen bestuurslid 2: 2021 Algemeen bestuurslid 3: 2022 Algemeen bestuurslid 4: 2022

8. Nieuw beleid door de voorzitter.

8.1. Verplicht VOG
VOG staat voor Verklaring Omtrent het Gedrag. Dat is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie, waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van die persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijvoorbeeld het verkrijgen van een nieuwe baan of het werken met minderjarigen bij een sportvereniging.

Een VOG staat ook wel bekend als een bewijs van goed gedrag. Het wordt sportverenigingen aangeraden om de (beoogde) vrijwilligers die met kwetsbare mensen (gaan) werken te laten screenen op hun verleden. Als uit de screening blijkt dat bijvoorbeeld een begeleider in het verleden veroordeeld is voor seksueel misbruik, dan wordt de VOG niet aan hem of haar verstrekt vanwege het verhoogde risico op herhaling.

Door VOG’s te laten overleggen geeft de vereniging aan de leden, ouders van leden en vrijwilligers het signaal af sociale veiligheid belangrijk te vinden en hiervoor haar verantwoordelijkheid te nemen. (bron NOC*NSF)

Het aanvragen van een VOG is gratis voor zowel sportvereniging als de personen zelf.

Voorstel.

Alle vrijwilligers die met jeugdleden (tot 18 jaar) werken bij LTVB moeten een VOG overleggen. Dat kunnen zijn: trainers, begeleiders, leden van de jeugdcommissie, kampbegeleiders, bestuursleden, sinterklaas en evt pieten etc.
De uitvoering belegt het bestuur bij een te benoemen lid van de vereniging, dat tenminste jaarlijks verslag uitbrengt aan het bestuur. Er wordt een deugdelijke administratie van bijgehouden die steeds up to date wordt gehouden.

Indien een lid geen VOG overlegt, kan deze niet met onze jeugdleden werken.

8.2. Corona-beleid
De Technische Commissie en het bestuur hebben samen een aantal protocollen opgesteld om tijdens de Corona-crisis toch veilig te kunnen tennissen. Hierbij zijn richtlijnen van het RIVM, NOC*NSF en KNLTB steeds het uitgangspunt.

Inmiddels hebben we 3 protocollen vastgesteld:
18 min is het begin
18 min was het begin, vanaf 11 mei iedereen weer blij
18 min was het begin, vanaf 11 mei iedereen weer blij, het nieuwe normaal voor allemaal, versie 3.1 en 3.2. Alle protocollen staan op de website van LTV Berlicum. Het laatste protocol is via deze link te raadplegen.
De protocollen worden steeds naar de Gemeente gestuurd, aan alle leden bekendgemaakt via nieuwsbrieven en op de site gezet. Iedereen wordt geacht te handelen overeenkomstig deze protocollen.

Het bestuur vraagt decharge van de ALV voor het gevoerde beleid inzake Corona en
toestemming aan de ALV om op dezelfde manier nieuwe protocollen op te stellen indien de situatie dat vraagt. Over het gevoerde corona-beleid zal de volgende ALV(‘s) verantwoording worden afgelegd door het bestuur.

9. Rondvraag door de voorzitter.

10. Sluiting door de voorzitter.

Het bestuur van L.T.V. Berlicum

Nieuwscategorieën